Het Regionaal Archief Zutphen is een openbare archiefdienst met enkele wettelijke taken. Voor de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen bewaart het RAZ historische informatie en stelt deze beschikbaar. De studiezaal is het hart van het RAZ en het meest zichtbaar, maar daarnaast zijn er nog een paar andere taken en activiteiten:

 

Archieven beheren

Een gemeente is verplicht om na 20 jaar de administratie over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Na overbrenging is de administratie openbaar en dus voor iedereen in te zien. Voor het RAZ is het de taak om die archieven goed te beheren en beschikbaar te stellen voor onderzoek. Met archiefbeheer wordt bedoeld dat de archiefstukken niet beschadigd of kwijt raken, niet vuil worden en in goede fysieke conditie blijven. De restaurator zorgt voor optimale bewaarcondities en waar nodig voor herstel van de stukken.
 

Beschikbaar stellen van archieven

Het beschikbaarstellen van de stukken is een taak voor de archivaris. Die zorgt ervoor dat onderzoekers de juiste stukken kunnen vinden. Daarnaast ondersteunt hij onderzoekers in de studiezaal en houdt hij daar toezicht op het gebruik van de stukken en de werkmaterialen. Ook beantwoordt hij vragen die via brief of e-mail worden gesteld. Steeds meer worden archiefstukken via de website aangeboden. Voordat de stukken op de site zichtbaar zijn, moeten restaurator en archivaris de nodige voorbereidingen treffen.
 

Open data

Overheidsinstellingen zijn sinds 18 juli 2015 wettelijk verplicht om de gegevens die de instelling tot haar beschikking heeft, aan te leveren wanneer derden hierom verzoeken. Dit is geregeld in de Wet hergebruik overheidsinformatie. Dit betreft alle overheidsgegevens die het archief beheert. Alleen op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kan een verzoek worden afgewezen.
 
Het Regionaal Archief Zutphen heeft in antwoord op deze nieuwe wetgeving besloten deel te nemen aan het Open Data platform van de ICT-leverancier Picturae. Door deel te nemen aan dit platform voldoet het RAZ volledig aan de wetgeving en biedt zij de data zelf pro actief en in een open standaard aan. Dit biedt veel mogelijkheden voor derde partijen die de gegevens van het RAZ willen gebruiken op een andere website, applicatie, of bijvoorbeeld in een eigen onderzoek.
 
Meer weten over de Wet hergebruik overheidsinformatie en open data leest u op de website van Open Overheid.
 
Wilt u direct data zoeken en gebruiken? Ga dan direct naar de Open Data.
 

Inspecteren en acquireren

Een taak die voor het publiek vrijwel onzichtbaar is, maar die wel veel tijd vergt, is de inspectie. Een archivaris bezoekt de afdelingen DIV waar de administratie van een gemeente wordt gevormd en beheerd. Door advies te geven en bijvoorbeeld vernietigingslijsten na te kijken, zorgt de inspecteur ervoor dat de administratie in de toekomst volledig en op de juiste wijze naar het RAZ wordt overgebracht.

Als een particuliere instelling, bijvoorbeeld een vereniging, fabriek of persoon, haar archief wil onderbrengen bij het RAZ is er sprake van acquisitie. Ook kan de archivaris actief op zoek gaan naar archieven om zo een volledige collectie historische archieven op te bouwen. Elk jaar ontvangt het RAZ op deze wijze enkele archieven, van groot tot (heel) klein.

 

Restaureren

Het RAZ heeft een eigen papier- en boekrestaurator in dienst. Zij is werkzaam in het restauratie-atelier in de Spiegelstraat. Archiefstukken van papier, leer en perkament zijn kwetsbaar en kunnen in de loop van de tijd blootgesteld zijn aan schadelijke invloeden van buitenaf. De restaurator zorgt voor restauratie van beschadigde stukken en houdt toezicht op de depots waarin de stukken worden bewaard. Nieuwe archieven worden onderworpen aan tests en indien nodig, schoongemaakt en opnieuw voorzien van omslagen en dozen. Wanneer archiefstukken worden tentoongesteld, bereidt de restaurator de stukken voor en controleert of de omstandigheden tijdens de tentoonstelling goed zijn.
 

Digitaliseren van foto's, kaarten en boeken

Wie denkt dat het RAZ alleen maar oude papieren bewaart, komt bedrogen uit. U vindt op deze website oude ansichtkaarten met erg veel beeldende informatie en prachtig ingetekende topografische kaarten. Alle foto's en kaarten die het RAZ heeft, krijgen een plaats in de beeldbank. Naast het beeldmateriaal bezit het RAZ een rijke bibliotheek waarvan de basis in de 16e eeuw is gelegd door de Zutphense magistraat.
 

Educatie en activiteiten

De twee hoogste groepen van de basisscholen en de scholen voor voortgezet onderwijs in de regio Brummen, Lochem en Zutphen maken gebruik van de deskundigheid en historische rijkdom van het RAZ. Elk jaar ontvangt het RAZ klassen voor een rondleiding. Voor het voortgezet onderwijs zijn lesbrieven ontwikkeld over de Hanze. Meerdere keren per jaar is er een open dag, bijvoorbeeld met Open Monumentendag. Tijdens de open dagen is er een tentoonstelling te zien en worden er rondleidingen verzorgd. Ook kunt u in het najaar workshops of een cursus volgen. Zo leert u de beginselen van voorouderonderzoek, het lezen van oud schrift en het kadaster.