Het Regionaal Archief Zutphen is een archiefbewaarplaats. Overheidsinstanties zijn verplicht om na 20 jaar hun te bewaren archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Naast het beheren en toegankelijk maken van deze historische documenten heeft het Regionaal Archief Zutphen ook de wettelijke taak toezicht te houden op het beheer van overheidsarchieven die nog niet zijn overgebracht.
Toezicht
Archieven die jonger zijn dan 20 jaar, vallen onder het toezicht van de gemeentearchivaris. Het toezicht wordt namens de gemeentearchivaris uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. Dit betekent dat de archieven van de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen, die zich nog op de gemeentehuizen bevinden worden geïnspecteerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. Deze ziet erop toe dat de informatie in het archief volledig, betrouwbaar en raadpleegbaar is. Het beheer van de analoge en digitale archieven moet daarom op orde zijn. Er is wet- en regelgeving die dit voorschrijft en de archiefinspecteur houdt toezicht op de naleving hiervan. Dit toezicht vindt over het algemeen plaats in de vorm van voorlichting, advies en periodieke controles.
Overbrenging
Uiteindelijk is het de bedoeling dat het blijvend te bewaren archief wordt overgebracht naar het Regionaal Archief Zutphen waar het kosteloos door iedereen kan worden geraadpleegd. In enkele gevallen geldt er een beperking op de openbaarheid, bijvoorbeeld wegens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer de gemeenten archief overbrengen ziet de inspecteur erop toe dat dit in goede, geordende en toegankelijke staat verkeert. De gemeenten hebben de wettelijke taak hiervoor te zorgen. Op die manier kan het ook direct op de studiezaal ter inzage worden gegeven.
Vernietiging
De gemeenten mogen geen informatie vernietigen zonder vooraf toestemming te hebben gevraagd aan de inspecteur. Dit moet voorkomen dat informatie wordt vernietigd die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt, maar ook dat informatie daadwerkelijk wordt vernietigd wanneer de regelgeving aangeeft dat het vernietigd moet worden. Selectie en vernietiging vinden plaats aan de hand van wettelijke selectie- en vernietigingslijsten. Doel is te voorkomen dat informatie van cultuurhistorisch, bedrijfseconomisch en/of juridisch belang (te vroeg) vernietigd wordt.
Wet- en regelgeving en toetsingskaders
Zoals hierboven al werd vermeld moeten overheidsorganen zich op het gebied van archief- en informatiebeheer houden aan wet- en regelgeving. In onderstaand artikel vindt u de belangrijkste regelgeving, toetsingskaders en richtlijnen die in de regio Brummen, Lochem en Zutphen worden gehanteerd.