Icoon van de collectie archieven

Collectie archieven

De archieven van het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) omvat naast de gemeentelijke archieven van Brummen, Lochem en Zutphen, ook particuliere archieven uit deze gemeenten. In dit archievenoverzicht kunt u zoeken in inventarissen van de archieven die bij het RAZ worden bewaard. De meeste archiefstukken kunt u opvragen en inzien op de studiezaal aan de Spiegelstraat. Van een aantal archiefstukken zijn al scans beschikbaar; u ziet deze dan in het archievenoverzicht. Het downloaden van deze beelden is gratis. Hieronder leest u meer over het raadplegen van deze collectie.


Zoeken in de archieven

  • U kunt een of meerdere zoektermen in de zoekbalk invoeren in de zoekbalk. Door een asterisk (*) achter de zoekterm te plaatsen, krijgt u ook langere woorden. Voorbeeld: met de zoekterm beuk krijgt u geen hits, maar met beuk* krijgt u Beukenhof, Beukenlaan en Beukerstraat.
  • Onder de zoekbalk kunt u filteren. Dat kan meteen zonder het invoeren van een zoekterm in de zoekbalk, maar ook binnen een selectie. Er zijn vijf filters: periode, beschrijvingsniveau, gerelateerde namen (bijv. de archiefvormer), trefwoord plaats en categorie.
  • Enkele filters eindigen met meer. Door op dat woord te klikken, opent zich een pop-up met alle opties in alfabetische of numerieke volgorde. Onderaan in het pop-upscherm kunt u navigeren.
  • In de resultatenlijst ziet u twee tabbladen: archieven en rubrieken en bestanddelen. Het tabblad archieven toont de gehele archiefbeschrijving en dus niet een afzonderlijk inventarisnummer. Het tabblad rubrieken en en bestanddelen toont individuele inventarisnummers en rubrieken.
  • Bovenaan de tabbladen kunt u navigeren en sorteren door de resultaten.
  • Stukken die niet gedigitaliseerd zijn, kunt u kosteloos inzien bij een bezoek aan de studiezaal, of u kunt scans aanvragen.
  • Wilt u iets aanvragen op de studiezaal? Noteert u dan het toegangsnummer en het inventarisnummer. Bijv.: Toegang NL-ZuRAZ-2002 inv.nr. 32.


Foto's, kopieën en scans

Zelf reproducties maken op de studiezaal

U mag op de studiezaal de volgende reproducties maken van archiefstukken, mits de studiezaalmedewerker u hiervoor toestemming geeft:

  • Kopieën: Op de studiezaal is een kopieermachine aanwezig. De kosten bedragen respectievelijk € 0,30 per A4 en € 0,50 per A3.
  • Foto’s: Zelf foto’s maken is kosteloos. U dient bij het fotograferen geen flits te gebruiken.


Let op: Archiefstukken waarop een openbaarheidsbeperking geldt, mogen niet worden gekopieerd of gefotografeerd.

Scans aanvragen van archiefstukken

In de collectie Archieven zijn van een aantal stukken al scans beschikbaar. Nog lang niet alles is echter gedigitaliseerd. We scannen archiefstukken op verzoek. Hiervoor kunt u gebruik maken van de knop “scans aanvragen”, die bij het inventarisnummer wordt vermeld. Aan deze service zijn geen kosten verbonden.

Regels voor het aanvragen van archiefstukken:

  • U kunt maximaal twee inventarisnummers per maand aanvragen. De daaropvolgende aanvragen worden pas de volgende maand in behandeling genomen.
  • De aanvragen worden op volgorde van binnenkomst afgehandeld.
  • Vult u het aanvraagformulier volledig in.
  • Scans worden geleverd in kleur in jpg-formaat met een resolutie van minimaal 300 dpi.
  • Scans worden geleverd door middel van een Sharefile-link in een email. U heeft hiervoor geen speciaal programma nodig.
  • De scans worden na afhandeling van uw aanvraag ook gepubliceerd op onze website.
  • Gebruikt u de scans voor publicatie, denkt u dan aan de juiste bronvermelding? Bijvoorbeeld: RAZ, Oud Archief Zutphen (arch.nr. 1), inv.nr. 1330, reg.nr. 1899. In het archievenoverzicht staat bij ieder inventarisnummer ook de juiste citeerinstructie.


Openbaarheid

Alle archieven en collecties zijn in principe openbaar. Dat betekent dat ze voor iedereen vrij ter inzage zijn. In beperkte mate zijn er echter onderdelen van archieven die nog niet openbaar zijn. Als u deze wil inzien, heeft u toestemming nodig.

Overheidsarchieven

Onder overheidsarchieven vallen bijvoorbeeld archieven van gemeenten, politie of brandweer. Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Deze wet bepaalt dat alle aan het Regionaal Archief Zutphen overgebrachte overheidsarchieven openbaar zijn. Iedereen kan deze archieven inzien. In de Archiefwet worden echter drie uitzonderingen genoemd. De openbaarheid kan worden beperkt met het oog op:

  • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  • het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
  • het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van (rechts)personen.


Vooral in het kader van de bescherming van de privacy kan het voorkomen dat archiefstukken niet openbaar zijn. In de meeste gevallen wordt de openbaarheid voor 75 jaar beperkt. Nu kunt u in sommige gevallen toch toestemming krijgen het niet openbare archief in te zien.


Particuliere archieven

Onder particuliere archieven vallen bijvoorbeeld archieven van bedrijven, personen, families, stichtingen, kerkgenootschappen en verenigingen. Wat de openbaarheid betreft vallen deze archieven niet onder de Archiefwet maar wel onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Bij deze archieven kan de openbaarheid alleen beperkt worden door de AVG en door in de overeenkomst tussen het Regionaal Archief Zutphen en de eigenaar van het archief afspraken vast te leggen. In de overeenkomst is dan ook vastgesteld hoe lang de termijnen van de openbaarheidsbeperking zijn en wie er bevoegd is om dispensatie te verlenen.

Als u niet-openbare stukken in wilt zien uit een particulier archief heeft u de schriftelijke toestemming nodig van de eigenaar van het archief.

Vermelding beperking openbaarheid

Afspraken over de openbaarheid van (delen van) een archief kunt u vinden in de inleiding van de betreffende inventaris. De specifieke duur van de beperking is opgenomen in de nota bene bij de beschrijving.


Valkuilen bij zoeken in de collectie archieven

  • Wanneer u zoekt in de archieven, doorzoekt u de beschrijvingen van de archiefstukken. U doorzoekt dus niet automatisch de inhoud van de archiefstukken zelf.
  • Een groot aantal beelden en charters zijn opgenomen in de collecties Beeld en Geluid en Charters. Raadpleeg, wanneer u dergelijke stukken zoekt, daarom ook deze collecties.
  • Privacybeschermende invoegtoepassingen in uw internet browser kunnen zorgen voor een foutmelding bij het downloaden van afbeeldingen uit de collectie. U kunt deze invoegtoepassingen aanpassen in de instellingen van uw browser.
  • Zoekt u naar informatie over uw voorouder? Raadpleeg dan vooral ook onze collectie Genealogie.
  • Voor een aantal stukken geldt een openbaarheidsbeperking. Dit wordt bij de afzonderlijke archiefstukken vermeld en bovenaan iedere inventaris, onder de kop: Voorwaarden voor raadpleging en gebruik. In het informatieblad Auteursrecht en reproducties leest u hier meer over.