Erfgoed van de week: Vuile administratie

Kijk nog maar eens heel goed naar deze bijzondere erfgoedstukken van de week, want volgende week bestaan ze niet meer. Dan gaan deze dikke stapels papier de versnipperaar in. Niet alles wat bij het Erfgoedcentrum Zutphen binnenkomt wordt bewaard.

Goed erfgoedbeheer

Erfgoedbeheer is in Zutphen in goede handen bij het Erfgoedcentrum. Maar goed beheer is niet hetzelfde als alleen maar bewaren. Erfgoedbeheer houdt ook in dat er keuzes moeten worden gemaakt voor wat wél en wat niet bewaard moet blijven. Wat wél wordt bewaard, krijgt vervolgens onze volle aandacht, want dat bewaren we immers voor altijd. Erfgoedbeheer is én waardevol én kostbaar.

Vuil en ontoegankelijk

Eerlijk gezegd zakte de archivaris bij de aanblik van deze dikke stapels vuil papier de moed wel in de schoenen: “Moet ik deze vuile en onduidelijke pakken papier wel opnemen in ons archiefdepot?” Blaadje voor blaadje lezen hoeft natuurlijk niet, maar een korte analyse van de inhoud moet er wel worden gemaakt. Je gooit tenslotte niet zomaar iets weg. De bundels papier bevatten vooral weekstaatjes van de werknemers van een Zutphens aannemersbedrijf uit de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw. Deze administratie hoeft niet te worden bewaard, want het dient slechts een tijdelijk doel. Samengevat komen de cijfers weer terug in de financiële verantwoording. Soms worden dit soort series administratie bewaard voor historisch-economisch onderzoek. Die series moeten dan zeker over een lang tijdvak lopen en goed toegankelijk zijn. Dat was bij dit aannemersarchief niet het geval. Bovendien hielp het niet dat het papier erg vuil was.

Versnipperen

Administratie die niet in het archief wordt opgenomen, gaat niet zomaar de prullenbak in. Die papieren gaan in de zogenoemde grijze containers. Die containers worden opgehaald door een gecertificeerd bedrijf en aldaar wordt het papier versnipperd tot uiterst fijne strookjes. U ziet die vrachtwagens met op de zijkant de naam 'archiefvernietiging' wel eens rijden. Archivarissen weten dat die benaming een beetje misleidend is. Bedoeld wordt de administratie die het niet tot het niveau van eeuwigdurend archief heeft geschopt.

(fotografie Ron Elsinga)