Digitaal archiveren voor particulieren

Digitaal archiveren brengt hele andere uitdagingen met zich mee dan archiveren op papier. Papier kunnen we onder de juiste omstandigheden honderden jaren bewaren. We werken pas zo’n 30 jaar op grote schaal digitaal en de ontwikkelingen gaan razendsnel. Bijna niemand heeft tegenwoordig bijvoorbeeld nog de mogelijkheid om informatie op diskettes uit te lezen, omdat computers niet meer worden uitgerust met de juiste middelen daarvoor. Bovendien raken digitale bestanden ‘corrupt’, omdat de volgorde van nullen en enen waaruit ze zijn opgebouwd (bits) niet behouden blijft. Dit wordt ook wel bitrot genoemd.

Digitaal archiveren is dus meer dan alleen een bestand opslaan. Dit informatieblad helpt u om het digitaal archief van uw organisatie (stichting, vereniging of bedrijf) zodanig op te bouwen dat het de tand des tijds zal doorstaan.

• Verzamelen
• Identificeren en selecteren
• Ordenen en beschrijven
• Duurzaam bewaren en beheren
• Informatie
• Bijlagen

Verzamelen

Om overzicht te krijgen over alle bestanden die behoren tot het archief, begint u met het op één plek bij elkaar brengen van alle relevante bestanden. Verzamel alle tekstdocumenten, spreadsheets, beeld- en geluidsmateriaal, etc. Deze vindt u op gegevensdragers als desktopcomputer, laptop, smartphone, usb-sticks, externe harde schijven en op platforms als Dropbox en Facebook of e-mailaccounts. Wellicht hebben andere personen die zeggenschap hebben of hadden over het archief ook nog bestanden die tot het archief behoren.

Identificeren en selecteren

Niet alles hoeft bewaard te worden. Selecteer informatie die belangrijk is of is geweest in uw organisatie of als neerslag van uw persoonlijke activiteiten en plaats deze bestanden bij elkaar. Met deze selectie werkt u verder. Maak een veiligheidskopie op een andere gegevensdrager zodat u in het geval van een vergissing altijd kunt terugkeren naar de oorspronkelijke stand van zaken. De bestanden die (op termijn) vernietigd worden, bewaart u totdat u er zeker van bent dat u ze niet meer nodig heeft. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van -uit historisch oogpunt- te bewaren documenten en van documenten die u direct of op korte termijn kunt vernietigen:

Voorbeelden van uit historisch oogpunt te bewaren documenten:

• Stukken betreffende de oprichting van uw organisatie, waaronder akte van oprichting, statuten en huishoudelijke reglementen
• Stukken betreffende het algemeen beleid zoals beleidsplannen en –evaluaties en jaarverslagen
• Vergaderstukken van bestuur, directie of raden (agenda’s, notulen en bijlagen)
• Stukken betreffende evt. samenwerking/afstemming met derden, gemeente, koepelorgaan of iets dergelijks (correspondentie, overleg, afspraken)
• Begrotingen, jaarrekeningen en accountantsrapporten
• Goedgekeurde subsidieaanvragen
• Ledenlijsten (bijvoorbeeld jaarlijks)
• Vergaderstukken van de ledenvergadering, de aandeelhoudersvergadering (agenda’s, notulen en bijlagen)
• Eigen publicaties, waaronder ledenbladen
• Stukken betreffende uw taken/activiteiten: projectplannen en –evaluaties, afstemming met derden, publicaties (bijvoorbeeld folders, programma’s), rapporten, foto’s

Voorbeelden van documenten die direct of op korte termijn kunnen worden vernietigd:

• Dubbelen, kopieën, concepten en voorstadia van stukken
• Ter kennisname ingekomen stukken waar u niets mee heeft gedaan/ u niet op bent ingegaan
• Vergaderstukken van koepelbesturen (die worden bij koepelorganisatie bewaard)
• Stukken van beperkt administratief belang en stukken die u in overzichten e.d. heeft verwerkt (begeleidende brieven, adresmutaties en dergelijke)
• Boekhoudkundige stukken (facturen, bankafschriften, kasboeken), deze dient u wel enige jaren te bewaren voor uw financiële verantwoording
• Stukken betreffende de uitvoering van steeds terugkerende werkzaamheden

Ordenen en beschrijven

Mappenstructuur

Een mappenstructuur maakt een digitaal archief inzichtelijk en zorgt ervoor dat er snel en gemakkelijk mee gewerkt kan worden. De mappenstructuur moet informatie geven over de taken en activiteiten die een persoon of organisatie uitvoert. Gebruik een logische ordening, van algemeen naar specifiek. Plaats de bestanden die inhoudelijk bij elkaar horen in dezelfde map. De hoofdmappen kunnen worden onderverdeeld op onderwerp, opdracht, project of proces. Probeer de diepte van deze mappen te beperken tot hoogstens vijf verschillende niveaus. Een goed opgezette mappenstructuur zorgt ervoor dat bestanden in principe slechts in één map geplaatst kunnen worden. Een bepaald mapniveau bevat submappen (met daarin bestanden) óf losse bestanden maar nooit beide. De mappenstructuur zal door de tijd heen waarschijnlijk veranderen; onderhoud de structuur goed zodat de indeling ook op lange termijn functioneel blijft.

• Gebruik een mappenstructuur die taken en activiteiten gestructureerd weerspiegelt
• Orden op een logische wijze, van algemeen naar specifiek
• Beperk de diepte van de mappenstructuur tot vijf verschillende niveaus
• Plaats bestanden die inhoudelijk bij elkaar horen in dezelfde map
• Voorkom losse bestanden die niet in een map kunnen worden ondergebracht
• Bewaar geen dubbele bestanden, een bestand hoort in één map
• Vermijd de creatie van zogenoemde variamappen zoals ‘overig’ en ‘uitzoeken’
• Onderhoud de mappenstructuur, zorg ervoor dat de indeling functioneel blijft

Hieronder zijn twee voorbeelden van mappenstructuren weergegeven: één voor organisaties en één voor personen. De mappenstructuur voor organisaties is numeriek geordend terwijl de mappenstructuur voor personen alfabetisch van opzet is. Een numerieke ordening stelt u in staat om op eenvoudige wijze een hiërarchie in de ordening aan te brengen.

Mapnaamgeving en bestandsnaamgeving

Uit de ordening van het digitale archief in combinatie met de map- en bestandsnamen moet de inhoud van het bestand op hoofdlijnen duidelijk worden. Zo kunnen personen die nog niet eerder met het digitale archief in aanraking zijn gekomen, ook hun weg vinden. Gebruik daarom geen afkortingen. Als u toch wilt werken met afkortingen, maak dan een overzicht van de gehanteerde afkortingen en de betekenis ervan. Gebruik geen spaties in map- en bestandsnamen. Besturingssystemen, programma’s en scripts kunnen namelijk problemen krijgen bij het verwerken of raadplegen van bestanden met spaties in de map- of bestandsnamen. Gebruik daarom bij voorkeur een underscore (_) in plaats van een spatie, of typ alles aan elkaar.

Leestekens, speciale tekens en diakritische tekens kunt u ook beter vermijden, deze hebben soms bijzondere functies binnen computersystemen en kunnen daardoor leiden tot ongewenste effecten. Voorkom het bestaan van te lange bestandspaden. Een bestandspad is de combinatie van de schijf-, map(pen-) en bestandsnaam.

Voorbeeld: C:\Documenten\Archief\Belastingdienst\Aangifte2020.pdf.

Bestandspaden die langer zijn dan 255 karakters kunnen moeilijkheden veroorzaken bij het lezen, kopiëren, verplaatsen en verwijderen van bestanden.

• Gebruik korte, unieke, beschrijvende en eenduidige namen
• Vermijd het gebruik van voegwoorden
• Gebruik geen afkortingen
• Gebruik uitsluitend letters, cijfers en het underscoreteken (_)
• Vermijd het gebruik van spaties, gebruik bij voorkeur het underscoreteken (_)
• Gebruik geen leestekens: ? “ ! ‘ ; : ( ) .
• Gebruik geen speciale tekens: \/ * < > | % & = # { } $ @ +
• Gebruik geen diakritische tekens: é ç è à ù ë ö ï
• Voorkom bestandspaden die langer zijn dan 255 karakters
• Herhaal informatie die al blijkt uit een mapnaam niet in onderliggende mapnamen

Bestandsnaamgeving

Een bestandsnaam bestaat vaak uit meerdere elementen, het is handig om in ieder geval de datum, het type document en het onderwerp te vermelden. Als u verschillende versies van een bestand wilt bewaren kunt u ook een versienummer gebruiken in de bestandsnaam. Denk na over een makkelijke vaste volgorde van deze elementen en pas deze volgorde consequent toe. Bijvoorbeeld: ‘JJJJDDMM_typedocument_onderwerp_versie’. Met behulp van deze opzet wordt er een duidelijk beeld geschetst van de inhoud van het bestand. Bovendien kunt u doordat de bestandsnaam begint met een datumaanduiding eenvoudig een chronologische ordening aanbrengen binnen een map. Informatie die al uit de mapnaam of de bestandsformaat blijkt hoeft niet opgenomen te worden in de bestandsnaam. Een bestandsformaat of extensie is een toevoeging aan het eind van een bestandsnaam die aangeeft om wat voor soort bestand het gaat, bijvoorbeeld .pdf of .jpeg.

• Beschrijf de onderdelen van de bestandsnaam in een vaststaande volgorde
• Beschrijf het onderwerp op een korte en heldere wijze
• Beschrijf het type document (agenda, brief, instructie, nota, verslag)
• Beperk het aantal karakters van de bestandsnaam zoveel mogelijk
• Gebruik versienummers als er verschillende versies van bestanden worden bewaard
• Herhaal informatie die al blijkt uit de mapnamen niet in bestandsnamen
• Herhaal informatie die al blijkt uit het bestandsformaat niet in de bestandsnaam
• Hanteer bij het gebruik van datering in de bestandsnaam de volgende structuur: JJJJMMDD (dus niet 4 juni 2018 of 04062018 maar 20180604)

Duurzaam bewaren en beheren

U wilt bestanden op een zodanige manier bewaren en beheren dat deze ook in de toekomst toegankelijk blijven. We zijn hierbij echter sterk afhankelijk van hardware, software én de speciale relatie tussen beiden. De vluchtige aard van hardware en software maakt het noodzakelijk om uw digitale archief niet enkel passief te bewaren maar ook actief te beheren. U kunt dataverlies alleen voorkomen door u bewust te zijn van de bedreigingen, de risico’s te spreiden, regelmatig controles uit te voeren en op tijd in te spelen op technologische veranderingen.

Bestandsformaten

Om op de lange termijn de leesbaarheid van bestanden te kunnen garanderen is het belangrijk om zoveel mogelijk open, of op zijn minst wijdverspreid, bestandsformaat te gebruiken. Een open bestandsformaat is open gedocumenteerd - dat wil zeggen dat de technische specificaties van het formaat publiekelijk beschikbaar zijn -, vrij van licentierechten, vrij van gepatenteerde technologie en kent geen beperkingen omtrent hergebruik. Enkele voorbeelden van open bestandsformaten zijn CSV, FLAC, JPEG2000, MP3, ODT, PDF, PNG en XML.

Sommige bestandsformaten zijn niet geheel open maar worden wel veel gebruikt en breed ondersteund. Ze zijn daardoor een prima alternatief. Voorbeelden zijn AVI, JPG, TIFF, WAV en het OOXML formaat van Microsoft Office (DOCX, XLSX en PPTX). Hieronder staat een overzicht met voorkeursformaten en acceptabele formaten voor enkele veelvoorkomende bestandstypen. In bijlage 1 is een volledig overzicht opgenomen.

• Gebruik zoveel mogelijk open of wijdverspreide bestandsformaten
• Vermijd afhankelijkheden van specifieke software of leveranciers
• Zet gesloten of slecht ondersteunde bestandsformaten om naar een geschikt formaat indien mogelijk
• Bewaar na het omzetten het oorspronkelijke bestandsformaat als door de omzetting informatie verloren gaat. Bijvoorbeeld; als je een bestand in Microsoft Excel (.xlsx) omzet naar PDF/A, gaan de rekenformules in het Excel blad verloren. Bewaar dan dus ook de Excel. Als er geen informatie verloren gaat hoef je het oorspronkelijke bestand niet te bewaren.

E-mailarchivering

Veel e-mailprogramma’s zijn ongeschikt voor het duurzaam bewaren van informatie. Dit komt doordat uw e-mails op een programma-afhankelijke manier worden bewaard. In het geval van webmail-programma’s (zoals Gmail) bent u bijvoorbeeld afhankelijk van de aanbieder voor het bewaren, beheren en het verkrijgen van toegang tot uw mailbox. Om e-mails duurzaam te bewaren en te beheren moet u de e-mails dan ook buiten het e-mailprogramma opslaan. Exporteer daarom de te bewaren e-mails vanuit uw email-programma naar de mappenstructuur van uw digitale archief.

De beschikbare exportmogelijkheden verschillen per e-mailprogramma. Webmail-programma’s bieden vaak geen uitgebreide exportmogelijkheden aan, gebruik daarom een e-mailprogramma zoals Mozilla Thunderbird of Microsoft Outlook om een export te kunnen maken. Het beste is om de e-mails in een open of veelgebruikt bestandsformaat zoals XML of EML te exporteren. Met behulp van Mozilla Thunderbird kunt u e-mails exporteren in het EML-bestandsformaat. Microsoft Outlook biedt niet standaard de mogelijkheid om te exporteren in een XML of EML bestandsformaat. U kunt met Microsoft Outlook de e-mails wel exporteren naar het formaat MSG en de geëxporteerde bestanden vervolgens omzetten naar een duurzaam bestandsformaat.

Soms is het lastig om te beoordelen welke e-mails u duurzaam wilt bewaren. U kunt er dan ook voor kiezen om een gehele mailbox in één keer te exporteren. Een gehele e-mailbox dient geëxporteerd te worden in een PST of MBOX bestandsformaat. Het geëxporteerde bestand kunt u op een later tijdstip met uw e-mailprogramma openen om een nadere selectie te maken en individuele e-mails te exporteren.

Het is belangrijk om na het exporteren van uw e-mails te controleren of alle relevante metadata (kenmerken vastgelegd bij de e-mail) daadwerkelijk is geëxporteerd. Let u daarbij op de volgende gegevens:

• het onderwerp van het bericht
• de naam en het e-mailadres van zowel afzender als ontvanger(s)
• de datum en het tijdstip waar op de e-mail is verstuurd en ontvangen

Het eenvoudigweg opslaan van een e-mail als PDF-document is geen optie omdat het resulteert in het verlies van veel metadata. Controleer ook of eventueel aanwezige bijlagen ongewijzigd zijn geëxporteerd. Omdat e-mails bijlagen kunnen bevatten in niet-duurzame bestandsformaten is het verstandig om uw bijlagen en e-mails te scheiden en apart van elkaar op te slaan. De niet-duurzame bestandsformaten zet u om naar duurzame bestandsformaten. Zorg ervoor dat de relatie tussen bericht en bijlage behouden blijft. Dit kan met behulp van een daar op afgestemde mappenindeling of identieke bestandsnaam.

• Bewaar e-mails op een programma-onafhankelijke manier
• Maak een selectie van de duurzaam te bewaren e-mails
• Verwijder alle onbelangrijke e-mails (spam, nieuwsbrieven, automatische antwoorden)
• Controleer zowel de ontvangen berichten als de verzonden berichten
• Exporteer de geselecteerde e-mails naar de mappenstructuur van uw digitale archief
• Exporteer de geselecteerde e-mails in een open of veelgebruikt bestandsformaat
• Exporteer gehele mailboxen in een PST of MBOX bestandsformaat
• Sla de bijlagen apart op maar behoud de relatie tussen bericht en bijlage
• Zet bijlagen met een niet-duurzaam bestandsformaat om naar een geschikt formaat
• Controleer of alle relevante metadata is geëxporteerd (onderwerp, afzender, ontvanger(s), datum en tijdstip)

Digitale gegevensdragers

Gegevensdragers (zoals de harde schijf in uw PC, cd-roms, floppy’s en USB-sticks) vervallen in de loop van de tijd en kunnen aan zogenaamd bitrot gaan lijden. Dit kan tot gevolg hebben dat uw gegevens uiteindelijk onleesbaar worden. Het is daarom belangrijk om gegevensdragers periodiek te controleren en zo nodig tijdig te vervangen. Een goede behandeling kan de levensduur van een gegevensdrager verlengen. Behandel de gegevensdragers daarom met de nodige voorzichtigheid, bescherm de dragers tegen schokken en krassen en verplaats nooit gegevensdragers in werking. Ontkoppel USB-apparaten en externe harde schijven altijd op de voorgeschreven manier. Verwijder de gegevensdragers pas wanneer het besturingssysteem de melding heeft gegeven dat de hardware veilig kan worden verwijderd. Zorg er daarnaast voor dat gegevensdragers zich in een stofvrije omgeving zonder hoge luchtvochtigheid bevinden en niet worden blootgesteld aan hoge of sterk wisselende temperaturen. Voorkom blootstelling aan rechtstreeks zonlicht.

Periodieke controles

Controleer minimaal één keer per jaar of al uw gegevensdragers nog goed functioneren en uw bestanden nog aanwezig, integer (ongewijzigd), toegankelijk en virusvrij zijn. Dit kunt u doen door steekproefsgewijs een aantal mappen en bestanden te openen. Als u het grondig wilt aanpakken is het mogelijk om met behulp van speciale software controles uit te voeren en een zogenaamd checksumbestand aan te maken. Met een dergelijk controlebestand kunt u op een later tijdstip controleren of uw digitale archief nog steeds compleet en ongewijzigd is. Kijk voor meer informatie en de mogelijke software tools op de pagina van Tracks.

• Vervang gegevensdragers bij foutconstateringen onmiddellijk
• Vervang gegevensdragers tenminste elke vijf jaar door nieuwe gegevensdragers
• Behandel de gegevensdragers met voorzichtigheid én op de voorgeschreven wijze
• Bewaar de gegevensdragers in een koele, droge, stofvrije omgeving zonder direct zonlicht
• Controleer periodiek of de gegevensdragers nog op de juiste wijze functioneren
• Controleer periodiek of alle bestanden nog aanwezig, integer, toegankelijk en virusvrij zijn

Back-up beleid

Een back-up is een kopie van uw digitale archief. In geval van dataverlies wilt u altijd terug kunnen grijpen op een back-up om de verloren bestanden weer toegankelijk te maken. Een back-up kan met behulp van hardware en software geautomatiseerd worden gemaakt, maar u kunt er ook voor kiezen om het digitale archief periodiek te kopiëren naar een andere gegevensdrager.

De 3-2-1 regel wordt veel toegepast bij het maken van een back-up: zorg voor tenminste drie verschillende versies van uw digitale archief (twee veiligheidskopieën), gebruik minstens twee verschillende types gegevensdragers en bewaar minimaal één kopie op een andere geografische locatie. Het zogenaamde LOCKSS-principe is hier van niet te onderschatten belang. LOCKSS staat voor ‘Lots of Copies Keeps Stuff Safe’. Een alternatief voor het back-uppen van uw bestanden is online opslag oftewel cloudopslag. De clouddienst is dan bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de beveiligde online toegang, het onderhoud van hard- en software en back-ups. Cloudopslag brengt echter ook gevaren met zich mee. Er is geen garantie dat u al uw data terugkrijgt in geval van een calamiteit of faillissement. U doet er daarom verstandig aan om een back-up in de cloud altijd naast een normale back-up te toe te passen en nooit in plaats van een back-up.

• Gebruik een back-up routine die past bij uw werkstijl
• Maak minimaal twee veiligheidskopieën (LOCKSS)
• Gebruik verschillende types gegevensdragers om de risico’s te spreiden
• Bewaar minimaal één veiligheidskopie op een andere geografische locatie
• Gebruik geen verouderde of slecht ondersteunde gegevensdragers
• Controleer de veiligheidskopieën minimaal één keer per jaar op integriteit
• Gebruik nooit enkel cloudopslag als back-up maatregel

Meer informatie

Mocht u na het lezen van dit informatieblad nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met het Regionaal Archief Zutphen (RAZ). Dat kan per mail via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of op telefoonnummer 14 0575.

Wilt u meer weten of het onderwerp digitaal archiveren voor particulieren, kijk dan op de pagina van het Nationaal Archief.

Dit informatieblad is een bewerking van de Leidraad Digitaal Archiveren van het Regionaal Archief Nijmegen. Er zijn bewerkingen gedaan, maar het origineel is grotendeels in stand gebleven. Dit in overeenstemming met het Copyright: CC BY-NC-SA 4.0, waaronder de leidraad van het Regionaal Archief Nijmegen is gepubliceerd.

Bijlagen

Bijlage 1: Bestandsformaten

Bijlage 2: Begrippenlijst