Scans aanvragen

Wilt u een archief raadplegen dat nog niet gedigitaliseerd is? Dan kunt u bij ons een scan aanvragen. Onze scanservice is gratis (en niet wettelijk verplicht). Om alle scanaanvragen te kunnen verwerken, werken we volgens een aantal voorwaarden. Hieronder leggen we uit welke dat zijn en beantwoorden we veelvoorkomende vragen.

• Wat kunnen wij voor u scannen?
• Hoe werkt het?
• Hoeveel scanaanvragen kunt u indienen?
• Wat is de levertijd van de scans?
• Welke beperkingen zijn er?
• Uitzonderingen
• Wat mag u van ons verwachten?
• Voorwaarden voor het gebruik
• Scankwaliteit

Wat kunnen wij voor u scannen?

Wij digitaliseren in principe alleen hele inventarisnummers, die wij ook kunnen publiceren via onze website. Alleen notarisakten worden individueel gescand, omdat deze ook individueel kunnen worden getoond via onze voorouderdatabase. Het aanvragen van meerdere notarisakten per inventarisnummer is mogelijk.

Hoe werkt het?

Wanneer u in de Collectie Archieven een interessant inventarisnummer heeft gevonden, ziet u onder de beschrijving de optie "scans aanvragen". Wanneer u dit aanklikt, wordt u door middel van een pop-up scherm door het aanvraagproces geleid. Het is ook mogelijk dat u in de Collectie Genealogie een notarisakte heeft gevonden die nog niet digitaal beschikbaar is. Wanneer u daarvan een scan wilt, kunt u de bronvermelding mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Hoeveel scanaanvragen kunt u indienen?

Per aanvrager worden per maand maximaal de volgende aantallen in behandeling genomen:

twee inventarisnummers met een omvang van in totaal minder dan 300 scans;

of:
zes notarisakten.

Incidenteel kan meer mogelijk zijn, afhankelijk van de totale vraag en capaciteit. Datzelfde geldt voor de verwerkingsduur, die 1 tot 6 weken kan bedragen. Als het langer duurt, hoort u dat van ons.

Zo nodig worden kwetsbare of beschadigde archiefstukken voorafgaand aan het scannen gerestaureerd. Dit kan de verwerkingstermijn met één of enkele weken verlengen. U krijgt hiervan afzonderlijk bericht.

Wat is de levertijd van de scans?

Voor inventarisnummers van meer dan 100 originele archiefstukken of 100 pagina’s geldt een verwerkingstermijn van 3 tot 6 weken. Scanaanvragen die door hun omvang niet binnen de maximale termijn van 6 weken kunnen worden afgehandeld, worden geweigerd. Voor aanvragen met een kleinere omvang geldt een verwerkingstermijn van 1 tot 3 weken. Zo nodig worden kwetsbare archiefstukken voorafgaand aan scannen gerestaureerd. Hierdoor kan de verwerkingstermijn met één of enkele weken langer uitvallen.

Welke beperkingen zijn er?

Aanvragen voor scans van stukken waarin zich persoonsgegevens van mogelijk nog levende personen bevinden of waarop beperkingen gelden ten aanzien van openbaarheid en/of reproductie, kunnen worden afgewezen. Daarnaast is het mogelijk dat een archiefstuk te omvangrijk is, of vanwege de materiële staat niet kan worden gescand. Uiteraard wordt u daarvan op de hoogte gesteld. Bij archiefstukken die alleen vanwege hun omvang of materiële staat niet kunnen worden gedigitaliseerd, is inzage op de studiezaal meestal een goed alternatief.

Uitzonderingen

De enige uitzondering op de regel vormen scanaanvragen voor bouwtekeningen uit nog niet gedigitaliseerde bouwvergunningarchieven. Deze kunt u via e-mail – indienen en ze zullen worden verwerkt tegen het tarief van € 8,80 per tekening. Papieren reproducties zijn ook mogelijk. U selecteert zélf de gewenste tekeningen in onze studiezaal.

Wat mag u van ons verwachten?

• Scans in kleur in jpg-formaat of pdf-formaat met een resolutie van minimaal 300 dpi. Zie de toelichting op de scankwalitiet onderaan dit informatieblad.
• Levering door een link naar de downloadbare bijlagen in de betreffende archiefinventaris op onze website, of als mailbijlage of door middel van een Sharefile-downloadlink in een email. U heeft geen speciaal programma nodig.
• De scans worden na afhandeling van uw aanvraag ook gepubliceerd op onze website.

Voorwaarden voor het gebruik

De meeste van die scans en foto’s van archiefstukken kunnen vrij worden gedownload en gebruikt in publicaties, zowel online als in drukwerk. Gebruikt u de scans voor publicatie, denkt u dan aan de juiste bronvermelding? Bijvoorbeeld:

[naam fotograaf of vervaardiger], [naam collectie, bijv. Oud Archief Zutphen (arch.nr. 1)], [inventarisnummer bijv. inv.nr. 1330].

U vindt de juiste citeerinstructie ook bij elk inventarisnummer in het archievenoverzicht.

Scankwaliteit

Om gebruik in drukwerk optimaal te ondersteunen digitaliseert het RAZ altijd in een resolutie van minimaal 300dpi, een eis in de drukkerijwereld. Toch wordt regelmatig gevraagd of de scanresolutie van onze scans wel voldoende is voor drukwerk, van boekformaat (A5 en A4) tot posterformaat (A3-A2) of zelfs muurschilderingformaat (A1-A0). Soms blijkt bij aanlevering bij een drukker dat de gedownloade beelden geen 300dpi vermelden, maar een lager getal.

Hoe dat kan en wat dpi en pixelafmetingen van een digitale afbeelding betekenen en welke van de twee nu het belangrijkst is, leggen wij hieronder uit.

Dpi en pixels

Dpi is een verwarrend begrip. Het betekent dots per inch en wordt in de grafische wereld gebruikt om aan te geven hoeveel druppels inkt er per inch worden gebruikt bij het maken afdrukken. Maar het wordt door fabrikanten van camera’s, computers, scanners en bewerkingssoftware ook gebruikt om aan te geven hoeveel pixels (beeldpunten) er in een (vierkante) inch van een digitaal beeldbestand zitten. Dan bedoelt men dus eigenlijk pixels per inch, beeldpunten per inch. Eigenlijk moet je dan spreken over ppi.

Een afdruk bevat dus druppels inkt en geen beeldpunten en bij een digitaal beeldbestand is het dus precies andersom. Zelfs specialisten uit foto- en grafische wereld verwarren dit nog wel eens.

Pixelafmetingen

Als een drukker zegt dat je foto's moet aanleveren op 300dpi, dan bedoelt deze eigenlijk: je foto moet voldoende pixels hebben. Begrijpelijk, want drukkers worden namelijk steeds vaker geconfronteerd met plaatjes die mensen van internet halen om te laten af te drukken. Die afbeeldingen hebben meestal relatief weinig pixels. Goed genoeg voor een schermweergave, maar vaak onvoldoende voor een goede afdruk.

Een fotobestand in een camera of (opgeslagen op) de computer heeft geen afmeting in centimeters of inches, maar alleen een onderverdeling in pixels (de resolutie). Dat wordt in de eigenschappen van een beeldbestand (EXIF) wel weergegeven als een soort afmeting, maar dan in pixels: #### x #### (breedte x hoogte). Als je die vermenigvuldiging uitvoert, geeft de uitkomst het totaal aantal pixels weer. Dát getal correspondeert weer met de resolutie van de camera, die wordt uitgedrukt in ## mp (=megapixel=1 miljoen pixels).

Dpi-waarde in eigenschappen beeldbestand

De uitleg in voorgaande paragrafen betekent dus dat de dpi-waarde in de eigenschappen van een beeldbestand (EXIF) iets suggereert wat een digitaal fotobestand niet heeft (geen dpi, alleen maar pixels). Je kunt dit getal namelijk wijzigen in een fotobewerkingsprogramma, en dan verandert er niets aan feitelijke afmetingen van het fotobestand in pixels (de feitelijke resolutie).

Wijzigen van het dpi-getal is precies wat veel computerprogramma’s doen. Zo wijzigt Microsoft Windows bij een beeldbestand dat is gedownload uit de collectie van het RAZ de oorspronkelijke waarde 300dpi in 96dpi. Andere programma’s maken er een ander getal van, zoals 72. Vervolgens keuren veel drukkers zo’n foto af voor drukwerk. Dezelfde foto, gemaakt met dezelfde camera en met dezelfde afmetingen in pixels, maar met 300dpi wordt wel geaccepteerd.

De eigenschappen van digitale foto’s zijn te vinden in een fotobewerkingsprogramma, maar ook in de Verkenner. Klik daartoe met de rechtermuisknop op het bestand en dan: Eigenschappen > Details. Daar staan o.a. horizontale resolutie en verticale resolutie. Dat zijn de dpi-getallen ná opslaan of downloaden. Hierboven staan de afmetingen van het fotobestand in pixels (de échte resolutie).

Meer weten

• Meer over dpi leest u in het uitgebreide bronartikel voor dit informatieblad: Misverstanden over dpi, geschreven door Riny Weistra.
• Een rekenhulp voor het bepalen van mogelijke afdrukformaten bij fotobestanden is beschikbaar op de site van MyPoster.
• Dpi heeft een eigen wiki in Wikipedia.
• Hieronder vindt u nog een rekeninghulp waarmee eenvoudig kan worden bepaald hoe groot een goede afdruk in centimeters kan worden met de pixelmetingen van een digitaal fotobestand. Deel beide getallen van de pixelafmetingen door 30 voor een gewoon goede afdruk. Deel ze door 60 voor een zeer goede afdruk (HD-kwaliteit).