Digitaal archiefdepot opnieuw gecertificeerd

Voor het opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitaal archiefmateriaal heeft het Regionaal Archief Zutphen een speciaal digitaal archiefdepot: het e-depot.

In het e-depot worden digitale archieven duurzaam en veilig bewaard en beheerd, zodat ze ook in de toekomst vindbaar, leesbaar en bruikbaar zijn. In maart 2020 behaalde het Regionaal Archief Zutphen als een van eerste overheidsarchieven in Nederland het certificaat van Core Trust Seal, een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare digitale archieven. Aan de hand van zestien eisen zijn het beleid, de organisatie, het archiefbeheer en de hard- en software gekeurd. Dit certificaat was 3 jaar geldig.

Begin 2023 is de aanvraag voor verlenging ingediend bij Core Trust Seal. Hierbij werd het e-depot niet alleen opnieuw getoetst aan de – inmiddels geüpdatete – zestien eisen, maar moest ook worden aangetoond dat het Regionaal Archief Zutphen zich continu blijft inzetten voor verbetering en doorontwikkeling van het e-depot. Het nieuwe certificaat is op 1 oktober 2024 toegekend, en is wederom 3 jaar geldig. Hiermee bewijst het Regionaal Archief Zutphen opnieuw dat het beschikt over een betrouwbaar digitaal archiefdepot waarin digitale archiefstukken duurzaam en veilig kunnen worden bewaard en beheerd. Dit is een belangrijke pijler voor de toekomst, waarin archieven steeds meer digitaal zullen worden aangeboden en openbaar gemaakt. En dat geldt niet alleen voor de gemeenten Zutphen, Brummen en Lochem, waar ambtenaren al meer dan 10 jaar volledig digitaal werken. Ook veel verenigingen, stichtingen en andere particuliere instellingen houden hun administraties digitaal bij. Dankzij het e-depot van het Regionaal Archief Zutphen kunnen al deze digitale archieven veilig en duurzaam worden bewaard en beschikbaar gesteld.

De volledige, goedgekeurde aanvraag (in het Engels) staat op deze webpagina. Naast de aanvraag zijn daar ook diverse andere (beleids)documenten over het e-depot te vinden.