Aanvullingen op de notarisarchieven
Door Etienne van den Hombergh
Een populaire bron bij archiefonderzoek is de notarisakte. In zo’n akte lees je bijvoorbeeld de koopgeschiedenis van je net verworven huis of het testament van een verre voorouder. Notarisakten zijn openbaar na 75 jaar. Per tien jaar wordt de serie openbare akten aangevuld. Het RAZ had al de akten uit deze regio over de periode 1811-1935. Afgelopen mei kreeg het RAZ de akten over de jaren 1936-1945 erbij.
Het notariaat zoals we dat vandaag de dag kennen, bestaat in Gelderland sinds 1811. Akten die de notaris opmaakt, hebben rechtsgeldigheid en zijn daarmee uitermate belangrijk. Er worden twee versies van een akte gemaakt. Het exemplaar van de akte dat de notaris bewaart, noemen we een minuut. De partij ontvangt een zogenaamde grosse. Alle akten worden chronologisch ingeschreven in een register, repertorium geheten. Het repertorium en de serie minuutakten vormen het notarieel archief. Dit notarieel archief wordt eerst bij het notariskantoor, diens opvolger of de notarisbewaarder bewaard. Na 75 jaar worden de akten openbaar en overgebracht naar een provinciale archiefdienst. Voor onze regio is dat het Gelders Archief in Arnhem. De finale stap is dat de provinciale archiefdienst de notariële archieven (op verzoek) overdraagt aan de lokale archiefdiensten.
De onlangs verworven akten betreffen de periode 1936-1945 en zijn afkomstig van notarissen uit Brummen (Hijink), Gorssel (De Neeling), Lochem (Everwijn) en Zutphen (Beker, Capel, Kroeb, Vaags en Van Voorthuijsen). Belangrijk om te vermelden is dat testamenten in deze aanvulling ontbreken omdat er voor deze akten een andere openbaarheidstermijn geldt. De testamenten vanaf 1916 berusten nog bij de notarisbewaarder.
Toegankelijkheid
Veruit de meeste akten die het RAZ heeft, zijn via de Collectie Genealogie op dit erfgoedportaal doorzoekbaar op naam, datum, aktesoort en aktenummer. Vaak is er nog extra informatie aan toegevoegd, bijvoorbeeld wélk huis op welk adres precies is verkocht.
Die toegang op de akten werd de afgelopen jaren gemaakt door onze vrijwilligers. Het invoeren van de gegevens is handwerk. Hierbij is het repertorium de basis maar ook aan de hand van de akte zelf worden de gegevens genoteerd. De nu aangeleverde aanvullingen zijn nog niet digitaal doorzoekbaar. Wel zijn ze openbaar en daarom in te zien in de studiezaal van het RAZ. Het dient aanbeveling om dan eerst het repertorium van de notaris te raadplegen en het aktenummer te noteren. Met dat nummer is de akte snel gevonden.
De laatste jaren worden onze openbare akten gescand aangeboden. Dat gebeurt op verzoek van de onderzoeker én ook planmatig. Zo zijn de akten van de notarissen met standplaats Gorssel allemaal digitaal in te zien op dit erfgoedportaal. Helaas is de gescande akte zelf nog niet op woord doorzoekbaar. Met de huidige technieken is zo’n totale doorzoekbaarheid al lang mogelijk en ongetwijfeld wordt die in de toekomst ook standaard aangeboden.
In ons Informatieblad Notariële archieven vanaf 1811 leest u meer over de notariële archieven. U vindt daarin ook een compleet overzicht met de akten die het RAZ beheert.
Foto: In dit statige huis aan de Wilheminastraat 16 in Brummen was notaris Hijink actief. Sinds 2013 is het pand in gebruik als Thomashuis, een veilige en warme plek voor negen kwetsbare bewoners (Fotocollectie Erfgoedcentrum zutphen, 2090_0003_0043).