Zutphen krijgt per 1 juli een nieuwe gemeentearchivaris

Door Margreet Keijzer

Per 1 juli draagt Etienne van den Hombergh het stokje als gemeentearchivaris van Zutphen over aan Marjan Hartsuiker. Een informeel moment, maar geen afscheid. Hartsuiker wordt daarmee verantwoordelijk voor de wettelijke taken, adviezen, besluiten en ondertekeningen die bij die rol horen.

“Voor mij”, vertelt Etienne, “betekent de overdracht vooral dat ik ruimte krijg om me opnieuw te richten op de onderdelen van het vak die mij het meest na aan het hart liggen. Ik ga eigenlijk weer terug naar waar ik 25 jaar geleden voor gekomen ben: de studiezaal, mensen helpen met vragen, dienstverlening. Daarnaast blijf ik me bezighouden met het toegankelijk maken van archieven.”
Dat Marjan zijn rol overneemt, is volgens beiden geen plotselinge stap. Omdat Marjan het digitale depot beheert, zat zij al regelmatig aan tafel bij de gemeenten; bij het Regionaal Archief Zutphen zijn ook de archieven van Brummen en Lochem ondergebracht. Adviesvragen over nieuwe systemen, digitale informatie en duurzame bewaring kwamen daardoor al bij haar terecht.
“Daarin zit precies de logica van de overdracht. Het wettelijke en digitale deel van het vak vond ik zelf minder aantrekkelijk dan de historische en dienstverlenende kant. Tegelijk weet ik hoe belangrijk juist dat onderdeel is”, geeft Etienne aan. “Als je dat deel van het archiefvak niet leuk vindt, moet je geen gemeentearchivaris worden. Marjan heeft laten zien dat ze dat onderdeel kan en ook wil doen.”
“Mijn ambitie om Etienne op te volgen was al langere tijd aanwezig. De opleiding daarvoor oppakken wilde ik graag doen. De gemeente Zutphen heeft mij gesteund bij mijn opleiding en ziet de overdracht als een manier om kennis binnen de organisatie te behouden”, vertelt Marjan.

Van digitaal depot naar gemeentearchivaris

Marjan werkt sinds 1 juni 2021 bij het Regionaal Archief Zutphen. Haar huidige taken zijn voornamelijk gericht op het bewaren, preserveren en toegankelijk maken van digitale archieven en sluiten daardoor nauw aan bij de richting waarin het archiefvak zich ontwikkelt. Zij volgde daarnaast de afgelopen twee jaar de post-hbo-opleiding Archivistiek B aan de Hogeschool van Amsterdam, een deeltijdopleiding die gelijkwaardig is aan de opleiding die Etienne eerder volgde.
De diploma-uitreiking staat gepland voor september, maar Marjan wil de opleiding inhoudelijk graag vóór 1 juli afronden. “Dat voelt voor mij als een logisch moment. Mijn nieuwe rol betekent niet dat mijn bestaande werkzaamheden stoppen”, vertelt Marjan. “Ik blijf ook beheerder van het digitale depot. Het gemeentearchivarisschap is in Zutphen geen voltijdse functie die losstaat van de rest van het archiefwerk, maar een combinatie van taken”, vervolgt ze. “Waar Etienne het combineerde met studiezaaldienst en inventariseren, combineer ik het met het e-depot.”
“Wat ik overneem zijn de overleggen met de gemeenten, het ondertekenen van officiële stukken zoals verklaringen van overbrenging, het geven van formele adviezen en het optreden als eerste aanspreekpunt voor het ambtelijk apparaat”, geeft Marjan aan. Beiden benadrukken dat in de landelijke en lokale regelgeving is vastgelegd dat de archivaris bij bepaalde besluiten of processen advies geeft of toestemming verleent. Vanaf 1 juli komen die vragen bij Marjan terecht.

Een vak dat sterk veranderde

“Ik maakte de overgang van papier naar digitaal van dichtbij mee”, vertelt Etienne. “Ik begon in een tijd van kaartenbakken en papieren toegangen.” Inmiddels is de studiezaal sterk veranderd. “Veel genealogisch onderzoek en bouwdossieronderzoek gebeurt online”, vult Marjan aan. Etienne beaamt dat: “Dat is efficiënt en toegankelijk, maar het verandert ook het contact met bezoekers.”

De betekenis van archivaris zijn

Het moment van de overdracht is bescheiden maar betekenisvol. Etienne benadrukt dat het gemeentearchivarisschap ook bijzondere kanten heeft. “Je komt terecht in een lange rij van archivarissen die ieder op hun eigen manier hebben gezorgd voor het bewaren van de geschiedenis.”
Dat geldt zeker in Zutphen, benadrukken beiden. De stad heeft een historisch stadsarchief dat ver teruggaat en behoort tot de belangrijkste archiefcollecties van Nederland. Marjan: “Ik mag de komende jaren op de archieven passen en zo goed mogelijk achterlaten voor degenen die na mij komen. Een archivaris is nooit de laatste in de rij. Juist dat besef maakt de functie bijzonder: het gaat om zorg dragen voor informatie van vroeger, nu en later.”

Op de foto: Marjan Hartsuiker en Etienne van den Hombergh.