Regionaal Archief Zutphen behaalt certificaat voor betrouwbaar digitaal archief

2020 03 27 CoreTrustSeal logoHet Regionaal Archief Zutphen (RAZ) heeft op 24 maart 2020 het CoreTrustSeal (CTS) toegewezen gekregen. Dit is een internationaal kwaliteitszegel voor betrouwbare digitale archieven. Op basis van zestien eisen zijn het beleid, de organisatie, het archiefbeheer en de hard- en software gekeurd. Het RAZ behoort tot een van de eerste overheidsarchieven die dit certificaat ontvangt.

Waarom dit certificaat?

Digitale archivering is een geheel andere tak van sport dan archivering van fysieke papieren documenten. Het vraagt om een andere benadering van opslag, beheer en beschikbaar stellen. We weten bijvoorbeeld dat papieren archiefstukken – mits bewaard onder de juiste omstandigheden – honderden jaren leesbaar blijven. Digitale informatie is vluchtiger. Als je 25 jaar geleden een document op een cd-rom hebt opgeslagen is het nog maar de vraag of je deze nog kunt lezen. De meeste computers beschikken zelfs niet meer over een cd-romspeler.

De realiteit is dat overheidsorganisaties steeds meer digitale archieven vormen. Het RAZ ontvangt daarom ook steeds meer digitaal archief. Dit zal – net als het papieren archief – onder de juiste omstandigheden moeten worden bewaard en beschikbaar worden gesteld voor onderzoek. Daarbij komen ook allerlei vraagstukken rondom beveiliging, betrouwbaarheid en privacy kijken. Hoe weet een onderzoeker over honderd jaar zeker dat er met een digitaal document niet geprutst is, of dat er geen andere versies van het document in omloop zijn?

E-depot

Om dit allemaal goed te organiseren heeft het RAZ een digitaal archief ingericht, een zogenaamd e-depot. Dit is een geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Met dit CoreTrustSeal-certificaat weten onze aangesloten gemeenten (Brummen, Lochem en Zutphen) dat ze hun digitale archieven veilig bij het RAZ kunnen onderbrengen. Ook de raadplegers van onze digitale archiefstukken weten vanwege de certificering zeker dat de informatie betrouwbaar is. Het certificaat is de ‘kers op de taart’ voor de inrichting van een duurzaam en betrouwbaar e-depot.

De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan razendsnel. De komende jaren blijft het RAZ daarom werken aan het optimaliseren en uitbreiden van het e-depot.

Meer weten?

Lees hier over het e-depot project van het RAZ: https://erfgoedcentrumzutphen.nl/ontdekken/ontdek/projecten/6-e-depot

Lees hier de volledige aanvraag van de CoreTrustSeal met beoordeling: https://www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2020/03/Regionaal-Archief-Zutphen-part-of-Gemeente-Zutphen.pdf

Lees hier over CoreTrustSeal: https://www.coretrustseal.org/