Digitale bouwdossiers Lochem en Zutphen groot succes
In ruim honderd jaar tijd zijn er tienduizenden bouwvergunningen afgegeven in Lochem en Zutphen. Deze vergunningen zijn al die tijd, inclusief tekeningen en (technische) rapportages, bewaard gebleven in de archieven van deze gemeenten. Zeer regelmatig willen inwoners, bedrijven of ambtenaren dossiers inzien. Bijvoorbeeld als een pand wordt verbouwd. Het ter inzage leggen, kopieën maken, en terugplaatsen van de dossiers is een tijdrovend en kostbaar proces voor zowel de aanvrager als de gemeente. Dankzij digitalisering hebben we die dienstverlening verbeterd!
De gemeente Lochem zette als eerste de stap om haar bouwvergunningenarchief te digitaliseren. In samenwerking met het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) is hierbij ingezet op duurzame bewaring van de digitale bestanden. De dossiers moeten op een gebruiksvriendelijke toegankelijk zijn voor zowel publiek als ambtenaren. Sinds februari 2019 zijn alle Lochemse digitale dossiers bij het RAZ in beheer en toegankelijk via het erfgoedportaal https://bouwdossiers.erfgoedcentrumzutphen.nl/.
In navolging van de gemeente Lochem is ook de gemeente Zutphen gestart met het digitaliseren van haar bouwvergunningenarchief. Inmiddels is 80 procent van het Zutphense bouwarchief gedigitaliseerd en toegankelijk gemaakt. In februari 2021 zijn alle bouwdossiers gescand en toegankelijk gemaakt.
Maatschappelijk
Zowel het digitaliseringproject van Lochem als van Zutphen heeft een hoog sociaal maatschappelijk rendement. De werkzaamheden zijn uitgevoerd door mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld omdat ze vanwege leeftijd moeilijk ergens aan het werk kwamen.
De toegang tot de dossiers via het erfgoedportaal blijkt een groot succes. In concrete aantallen hebben Lochemse inwoners en bedrijven tot nu toe bijna 3000 vergunningen opgevraagd. Voor Zutphen is dit aantal ruim 1000.
Verbetering
Aanvragers krijgen toegang tot de tekeningen. De vergunning zelf laten we meestal niet zien, vanwege de privacybescherming. Ambtenaren hebben een toegangscode en daardoor altijd en overal toegang tot de dossiers. Aanvragers reisden voorheen naar het gemeentehuis of het archief, betaalden voor kopieën (tot wel 8,80 euro per tekening) en moesten soms dagen wachten. Nu worden ze direct en zonder extra kosten geholpen. Een grote verbetering voor de dienstverlening!
Nog meer online
De komende jaren wordt ons erfgoedportaal verder ontwikkeld. Het portaal wordt geschikt gemaakt om bijvoorbeeld ook omgevingsvergunningen toegankelijk te maken. Ook bestaat het plan om basisregistraties zoals de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) aan de vergunningen te koppelen zodat nog meer informatie over de panden beschikbaar komt.