Het aanzien van 2021

Alle vrijwilligers van het Regionaal Archief Zutphen ontvingen eind december post. Naast een attentie zat er ook een klein boekje in de envelop: "Het aanzien van 2021".

Vrijwilligers, het Regionaal Archief Zutphen (RAZ), dat de archieven van Zutphen, Brummen en Lochem herbergt, kan niet zonder. In de woorden van archivaris Etienne van den Hombergh: “De vrijwilligers zijn de slagroom op de taart.” Hij vertelt dat er zo’n 30 à 35 vrijwilligers actief zijn op allerlei gebied. “Je moet dan denken aan het verwijderen van paperclips en nietjes, inscannen van documenten en foto’s, tot het goed benoemen (zodat alles kan worden teruggevonden) en het ompakken van documenten in bewaardozen.”

Elk jaar organiseert het RAZ iets voor de vrijwilligers, bijvoorbeeld een uitje of een eindejaarsontmoeting met hapje en drankje - een dankjewel voor weer vele uren inzet. Maar in 2021 was Covid opnieuw een spelbreker. Etienne van den Hombergh bedacht dat "een klein boekje" met professionele foto’s van de zaken waar de vrijwilligers trots op waren een mooie terugblik kon zijn op een jaar met beperkingen. Want ondanks dat men door coronabeperkingen niet altijd in het pand aan de Spiegelstraat in Zutphen kon of mocht werken, was er toch weer heel wat werk verzet. Van den Hombergh benadrukt wel dat in deze organisatie geen namen worden verbonden aan zo’n initiatief. “We doen het samen, we komen als één team naar buiten.”

Zutphen, Brummen en Lochem

Hij is al twintig jaar als archivaris verbonden aan het RAZ. Het hebben van een archivaris is een wettelijke verplichting voor elke overheid. De administraties van de gemeenten Zutphen, Brummen en Lochem, samen goed voor 100.000 inwoners, worden onder zijn toeziend oog goed behouden en geordend. Het betreft al duizend jaar geschiedenis van deze plaatsen. Gemeentelijke stukken die twintig jaar oud zijn en in het RAZ terecht komen zijn openbaar voor het publiek. Sommige dossiers bevatten privacygegevens en zijn dan na 75 jaar openbaar. Samen met de inventarisator zorgt de archivaris voor begrijpelijke beschrijvingen van het aangeleverde materiaal en wordt gezocht naar een structuur in de hoeveelheid aan gegevens. Daarna vinden de stukken een weg langs de diverse afdelingen in het RAZ. Als alles is verwerkt, wordt door deze aanpak het zoeken naar gegevens op de website duidelijker en kan er in de studiezaal makkelijker om stukken worden gevraagd. Complexere vragen worden vaak gesteld via e-mail, die daarna door de archivaris of anderen uit het team worden beantwoord. De burger die ergens naar op zoek is, zal dan ook in veel gevallen zijn informatie kunnen vinden.

Een van de vele klussen van het afgelopen jaar was bijvoorbeeld het verwerken van de gemeentelijke stukken uit de jaren 1990-2004. Dat betreft de periode dat de eerste computers kwamen. Gegevensdragers waren toen floppydiscs, diskettes en eenvoudige programma’s. Het RAZ moet tijdig inspringen op zulke ontwikkelingen, want het uitlezen van deze verouderde systemen vergt ook de juiste apparatuur en de kennis daarvan. Men werkt bij het RAZ zogezegd met een vertraging van twintig jaar.

Zichtbaar

“We werken samen met de partners: archeologie, musea, monumenten en het archief. Wij zijn een technisch bedrijf en hebben moeite en tijdgebrek om naast ons werk aan pr te doen. Er gebeurt veel, dat wilden we graag beter onder de aandacht brengen”, vertelt Van den Hombergh. “De gemeente zag deze roep ook en daarom is vijf jaar geleden besloten het Erfgoedcentrum Zutphen in het leven te roepen. Het Erfgoedcentrum brengt het werk dat wij doen onder de aandacht van het publiek. Als wij een idee hebben voor publicatie kan het Erfgoedcentrum met ons kijken naar de haalbaarheid, dit gebeurt ook andersom. Als archivaris kan ik me dan aan mijn wettelijke taken houden en weet dat we ook zichtbaar zijn en blijven.”

Dan nog even terugkomend op "een klein boekje". “Het aanzien van 2021 is een dankwoordje van het hele team aan de vrijwilligers. Zij doen zinvol werk waar wij niet aan toekomen. Dankzij de vrijwilligers zie je wat er allemaal gebeurt op het RAZ.”

Inkijkexemplaar

In deze video kun je het boekje op leessnelheid doorbladeren. Wil je sneller? Gebruik dan de koppen onderin.