De archiefinspecteur

Kees Schultz is de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Zutphen. Wat houdt dat werk in? Margreet Keijzer vroeg het hem en Kees, een enthousiaste spreker, nam haar meteen mee in zoveel onderdelen van zijn vakgebied dat het interview voorbijvliegt.

“De archivaris beheert de te bewaren (digitale) archieven van de gemeenten Zutphen, Brummen en Lochem. Brummen en Lochem hebben onlangs hun dienstverleningsovereenkomst weer voor de komende jaren vastgelegd. Namens de archivaris ben ik verantwoordelijk voor het toezicht op het beheer van de archieven van deze drie gemeenten, zoals is vastgelegd in de betreffende archiefverordeningen.” Elke gemeente kent haar eigen lokale archiefregeling binnen de wettelijke kaders.

Takenpakket

“Mijn takenpakket bestaat uit: adviseren, voorlichting geven over het archiefbeheer, nieuwe ontwikkelingen, (nieuwe)wet- regelgeving, en controleren of die wettelijke regels worden nageleefd. Ook controleer ik de zogenaame vernietigingslijsten en zorg dat archieven op tijd en op de juiste manier worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats”, vertelt Kees. Hij heeft het over de ontwikkeling van de afgelopen jaren van analoge (papieren) naar digitale archieven. En nee, hij leest niet alle stukken door of die compleet zijn. Zolang hij de regels goed uitlegt, de kaders aangeeft en in gesprek blijft met de mensen die de archieven vormen bij de gemeenten, dan is het meeste werk wel oké. En vóór de archiefstukken overgebracht worden, is er al een ‘vernietingingslijst’ opgemaakt door de afzonderlijke gemeenten. Hierin geven ze aan wat moet worden bewaard. Een keuze die wordt gemaakt op basis van een landelijke selectielijst. Zoals gezegd worden die vernietigingslijsten ook door de archiefinspecteur gecontroleerd.

Wettelijke plicht

De stukken die het archief ingaan moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeleerd. Het bewaren van het overheidsarchief is een wettelijke plicht. Zo is hiermee de bedrijfsvoering, het juridische bewijs, de transparantie van het overheidshandelen en de waarde voor het cultuurhistorische erfgoed geborgd. De archiefinspecteur controleert of de archieven in goede staat verkeren. De papieren archieven zijn daarbij een andere tak van sport dan het digitale archief dat sinds enkele jaren de overhand neemt. “De digitale archieven vereisen een andere kennis en samen met de collega’s die deskundig zijn op die vakgebieden, komen we tot een mooi resultaat. Bij het digitaliseren van archieven bewaren we sowieso ook de originele papieren bescheiden nog. Tenzij er sprake is van zogenaamde ‘vervanging’. In dat geval mag (moet zelfs) het vervangen papieren origineel vernietigd worden.” Wanneer er sprake is van vervanging wordt precies beschreven in een 'handboek vervanging'.

Audit

Om de kwaliteit van de archivering goed te volgen is er periodiek een audit. "Eigenlijk is het een doorlopend proces. Er zijn vaste overlegmomenten, gesprekken met beleidsmedewerkers. Een audit is niet aan regels gebonden, maar we maken meestal gebrui k van een bepaald toetsingskader. En mijn doel is om laagdrempelig te blijven, dat werkt goed. Er volgt soms een deel-audit als er eerder aanbevelingen zijn gedaan: wat is er uitgekomen, zijn de procedures op orde? Dan kun je er op vertrouwen dat het archief straks goed wordt overgebracht."
De auditverslagen worden aangeboden ter kennisneming aan de colleges van B&W en de raden van de gemeenten. Een afschrift wordt uiteindelijk naar de provincie gestuurd. Dit is de verantwoording van de uitgevoerde toezichtstaak.

Nieuwe media

De applicaties, netwerkschijven, de cloud, waar medewerkers nu hun werk vastleggen zijn ook aan regels gebonden. Ook hierin kunnen zich ‘archiefwaardige archiefbescheiden’ bevinden. Tenslotte moet er één op één straks een goed digitaal archief kunnen worden overgedragen. Hierop toezicht houden is ook een van de taken van de archiefinspecteur. “Dan heb je nog het archiveren van social media…,” Kees is nog lang niet uitgepraat, hij is duidelijk erg betrokken bij zijn werk.