Zicht op Brummen in de jaren ’80 en ’90
Het archief van de gemeente Brummen over de jaren 1980-1999 is deze maand (juli 2023) overgebracht naar ons archiefdepot aan de Spiegelstraat. Voor zowel Brummen als het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) is zo’n archiefoverbrenging een belangrijk en heugelijk moment. Het wettelijke belang van een archiefdienst komt bij zo’n overbrenging heel concreet tot uiting.
De Archiefwet verplicht een gemeente om de eigen administratie (ook archief genoemd) over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat gebeurt nadat de archiefbescheiden die wettelijk vernietigd moeten worden, zijn afgescheiden van de te bewaren archiefbescheiden. Die overbrenging moet volgens de wet plaatsvinden na twintig jaar. De archiefinspecteur van het RAZ houdt toezicht op dit proces.
Zo’n overgebracht gemeentelijke archief is vervolgens voor iedereen openbaar en te raadplegen in een studiezaal. Of zoals in de wet staat: “Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken”.
Privacybescherming
Uit deze zin blijkt meteen dat niet “alles” meteen openbaar is. Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en ook de Archiefwet zelf moeten en mogen er archiefbescheiden uitgesloten worden van openbaarheid. Dat zijn bijvoorbeeld de akten van geboorte, huwelijk en overlijden. Die zijn openbaar na respectievelijk 100, 75 en 50 jaar. Ook personeelsdossiers van bestuurders zijn vanwege privacybescherming alleen in te zien na toestemming van het college van burgemeester en wethouders van Brummen. Regelt de AVG de privacybescherming van personen die nog in leven zijn, de Archiefwet kan in uiterste gevallen ook de persoonlijke levenssfeer van familieleden beschermen. Langer dan 75 jaar kan zo’n dossier echter niet gesloten blijven. Denk hierbij aan de jaarlijkse “openbaarheidsdag” bij het Nationaal Archief. In de eerste week van januari komen daar archiefdossiers beschikbaar voor onderzoek die voorheen nog niet openbaar waren.
Samenwerking Brummen en RAZ
Voor een toegang op het Brummense archief van wel 60 strekkende meter (480 archiefdozen) is een beschrijvende inventaris gemaakt. Deze inventaris is samengesteld door collega’s van team Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de gemeente Brummen. De voor bewaring geselecteerde dossiers zijn elk voorzien van een beschrijving. In veel gevallen is er zelfs een verdere inhoudsopgave aan de beschrijving toegevoegd. Het RAZ zorgde voor de invoer in de database en de presentatie op het archievenoverzicht op dit erfgoedportaal.
De Brummense collega’s hebben ook de hulp ingeschakeld van de papier- en boekrestaurator van het RAZ. De Archiefwet kent namelijk de verplichting om het archief in goede materiële toestand over te dragen. Er mogen vanzelfsprekend geen schimmels en papiervisjes in de dozen zitten. Plastic en ijzer moet worden verwijderd en alles moet verpakt zijn in archiefomslagen en -dozen zodat het archief optimaal bewaard blijft.
In de archiefkluis van de gemeente Brummen aan de Engelenburgerlaan ligt nu nog één gedeelte papieren archief, vanaf het jaar 2000 tot en met 2009. Dat archief komt over enkele jaren naar het archiefdepot van het RAZ. Daarna volgt de fase van het papierloze, digitale archief.
Wat zit er in het archief?
Alle taken die een gemeente uitvoert – en dat zijn er nogal wat – zien we in de inventaris terugkomen: van ruimtelijke ordening tot onderhoud van fiets- en wandelpaden en het ondersteunen van de openbare bibliotheek. Vaak zijn alleen de beleidsstukken bewaard en zijn de documenten die de pure uitvoering betreffen vernietigd. Daarom vinden we vooral veel rapporten en beleidsnota’s opgenomen in het archief. Een boeiend rapport bevindt zich in inventarisnummer 122 dat gaat over de toekomst van Brummen. Op 17 april 1996 werd daarvoor een symposium gehouden: Vitaal centraal, ’t vitale dorp over de dorpel. Geheel volgens de tijdgeest kregen de deelnemers toekomstscenario’s voorgeschoteld over de thema’s vergrijzing, werkgelegenheid, toerisme en het wegtrekken van jongeren uit de gemeente Brummen. Vast en zeker zal ooit een historicus onderzoek doen in dit dossier en beoordelen wat er van deze scenario’s is terechtgekomen.
Benieuwd naar het archief van de gemeente Brummen uit de jaren 1980 tot en met 1999? Bekijk hier de inventaris.
Op de foto: De oudste naamsvermelding van Brummen (“Brimnum”) werd gevonden in een oorkonde uit het jaar 794. In 1994 werd daarom het 1200-jarig bestaan van de gemeente gevierd.